Politique de confidentialité et de protection des données personnelles

SAM ASSIST PRO intervient dans deux cadres distincts.

2.1. Les traitements réalisés pour ses propres besoins

SAM ASSIST PRO est responsable du traitement lorsqu'elle collecte et utilise des données personnelles pour ses propres besoins, notamment pour :

• gérer les demandes de contact
• gérer les prospects et les clients
• établir les devis et contrats
• assurer la facturation et la comptabilité
• gérer les candidatures
• assurer la communication commerciale
• assurer le fonctionnement et la sécurité du site internet

2.2. Les traitements réalisés pour le compte des professionnels de santé

Dans le cadre de ses prestations de télésecrétariat médical, SAM ASSIST PRO peut traiter des données personnelles concernant les patients des professionnels de santé clients.

Dans ce cadre, le professionnel de santé ou la structure de santé cliente détermine les finalités du traitement et agit en principe en qualité de responsable du traitement.

SAM ASSIST PRO intervient alors en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du RGPD.

SAM ASSIST PRO traite alors les données uniquement pour le compte du professionnel de santé et conformément à ses instructions documentées.

Les obligations respectives des parties sont précisées dans le contrat ou l'annexe relative à la protection des données personnelles conclu avec le client.

Selon la nature de la relation avec SAM ASSIST PRO, les catégories suivantes peuvent être traitées.

3.1. Données des visiteurs du site

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, SAM ASSIST PRO peut collecter :

• nom et prénom
• profession
• nom du cabinet ou de la structure
• adresse e-mail
• numéro de téléphone
• contenu du message

Des données techniques peuvent également être collectées lors de la navigation, notamment :

• adresse IP
• données de connexion
• informations relatives au navigateur
• informations relatives à l'utilisation du site
• données liées aux cookies et autres traceurs

3.2. Données des prospects et clients professionnels

SAM ASSIST PRO peut traiter notamment :

• identité
• coordonnées professionnelles
• profession et fonction
• coordonnées du cabinet ou de la structure
• informations nécessaires à l'établissement d'un devis
• informations contractuelles
• échanges commerciaux
• données nécessaires à la facturation et au paiement

3.3. Données des candidats

Dans le cadre d'un recrutement, SAM ASSIST PRO peut traiter :

• nom et prénom
• coordonnées
• CV
• parcours professionnel
• diplômes et qualifications
• disponibilités
• informations communiquées dans le cadre de la candidature

3.4. Données des patients traitées dans le cadre du télésecrétariat médical

Dans le cadre des prestations réalisées pour ses clients professionnels de santé, SAM ASSIST PRO peut être amenée à traiter certaines données concernant leurs patients, notamment :

• nom et prénom
• coordonnées
• informations relatives aux rendez-vous
• informations administratives nécessaires à la mission
• informations communiquées lors d'un appel
• données de santé lorsque celles-ci sont nécessaires à l'exécution de la mission confiée

Les données de santé constituent une catégorie particulière de données personnelles et bénéficient d'une protection renforcée.

Lorsque SAM ASSIST PRO agit comme sous-traitant, ces données sont traitées uniquement pour le compte du professionnel de santé concerné et conformément à ses instructions.

Les données personnelles peuvent être utilisées pour :

• répondre aux demandes de contact
• répondre aux demandes d'information
• présenter les services de SAM ASSIST PRO
• établir des devis et propositions commerciales
• gérer la relation commerciale
• conclure et exécuter les contrats
• assurer la facturation et le suivi des paiements
• gérer les candidatures
• assurer la sécurité du site et des systèmes d'information
• améliorer le fonctionnement du site
• envoyer des communications commerciales lorsque cela est autorisé
• respecter les obligations légales, comptables et fiscales
• réaliser les prestations de télésecrétariat médical pour le compte des professionnels de santé
• gérer les appels, rendez-vous et messages conformément aux instructions des clients

SAM ASSIST PRO veille à ne collecter que les données nécessaires aux finalités poursuivies.

Les traitements réalisés par SAM ASSIST PRO peuvent reposer, selon leur nature, sur :

• le consentement de la personne concernée
• l'exécution de mesures précontractuelles
• l'exécution d'un contrat
• le respect d'une obligation légale
• l'intérêt légitime de SAM ASSIST PRO

La base juridique applicable dépend du traitement concerné.

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment.

Pour les traitements réalisés pour le compte des professionnels de santé, les conditions et bases juridiques applicables sont déterminées par le responsable du traitement, conformément au cadre contractuel applicable.

Dans le cadre de son activité de télésecrétariat médical, SAM ASSIST PRO peut avoir accès à des données de santé pour le compte de professionnels de santé.

SAM ASSIST PRO s'engage à :

• traiter ces données uniquement dans le cadre de la mission confiée
• respecter les instructions du professionnel de santé
• limiter l'accès aux personnes habilitées
• garantir la confidentialité des informations
• mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées
• ne pas utiliser les données des patients à des fins commerciales propres
• ne pas réutiliser ces données pour une finalité différente sans fondement juridique approprié

Lorsque SAM ASSIST PRO intervient en qualité de sous-traitant, un contrat conforme à l'article 28 du RGPD encadre le traitement des données.

Les collaborateurs et prestataires autorisés de SAM ASSIST PRO sont soumis à une obligation de confidentialité concernant les données auxquelles ils peuvent avoir accès dans le cadre de leurs missions.

Cette obligation concerne notamment les informations relatives :

• aux professionnels de santé
• aux cabinets et structures clientes
• aux patients
• aux rendez-vous
• aux messages
• aux données personnelles et données de santé

L'accès aux informations est limité aux personnes qui en ont besoin pour accomplir leurs missions.

Les données personnelles peuvent être accessibles, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux :

• collaborateurs habilités de SAM ASSIST PRO
• dirigeants et personnels autorisés
• prestataires techniques intervenant pour le fonctionnement des services
• prestataires informatiques
• hébergeurs
• cabinet comptable
• fournisseurs de logiciels et outils utilisés par SAM ASSIST PRO
• professionnels de santé clients lorsque cela est nécessaire à l'exécution de leur mission
• autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l'impose

SAM ASSIST PRO ne vend pas les données personnelles à des tiers.

Lorsque SAM ASSIST PRO fait appel à un prestataire qui traite des données personnelles pour son compte, elle veille à ce que ce prestataire présente des garanties suffisantes en matière de protection des données et de sécurité.

Les relations avec les sous-traitants sont encadrées conformément aux exigences du RGPD.

Pour les traitements de données de santé, une attention particulière est portée aux mesures de sécurité, à la confidentialité et à la localisation des données lorsque cela est applicable.

SAM ASSIST PRO privilégie, lorsque cela est possible, des solutions permettant de traiter les données au sein de l'Union européenne.

Lorsqu'un prestataire ou un outil utilisé par SAM ASSIST PRO implique un transfert de données personnelles vers un pays situé hors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, SAM ASSIST PRO veille à ce que ce transfert soit encadré conformément aux exigences du RGPD.

Selon les situations, le transfert peut notamment être fondé sur :

• une décision d'adéquation de la Commission européenne
• les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne
• une autre garantie appropriée prévue par le RGPD

La liste des prestataires effectivement utilisés par SAM ASSIST PRO et leurs éventuels lieux de traitement devra être vérifiée et tenue à jour.

SAM ASSIST PRO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données personnelles contre :

• les accès non autorisés
• la perte
• la destruction
• l'altération
• la divulgation
• l'utilisation illicite

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• gestion des habilitations
• accès individuels
• mots de passe robustes
• authentification renforcée lorsque disponible
• limitation des droits d'accès
• sécurisation des postes de travail
• mises à jour régulières
• sauvegardes
• sécurisation des communications
• sensibilisation des collaborateurs
• engagement de confidentialité

Les mesures de sécurité sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques associés.

SAM ASSIST PRO conserve les données personnelles pendant une durée proportionnée à la finalité pour laquelle elles sont traitées.

Demandes de contact

Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de la demande.

Lorsqu'une demande devient une relation commerciale, les règles applicables aux prospects ou aux clients s'appliquent.

Prospects

Les données utilisées à des fins de prospection commerciale sont conservées pendant une durée n'excédant pas trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect, sous réserve des règles applicables au type de prospection concerné.

Clients

Les données nécessaires à la gestion de la relation commerciale sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle puis pendant les durées nécessaires au respect des obligations légales et à la défense des droits de SAM ASSIST PRO.

Données comptables et facturation

Les documents et pièces comptables sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable.

Candidatures

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire au traitement de la candidature et, lorsque cela est justifié et autorisé, pendant une durée supplémentaire permettant de reprendre contact avec le candidat.

Données des patients

Lorsque SAM ASSIST PRO agit comme sous-traitant, les données des patients sont conservées conformément aux instructions du professionnel de santé et aux dispositions du contrat de sous-traitance.

À la fin de la prestation, les données sont supprimées ou restituées conformément aux instructions du responsable de traitement, sous réserve des obligations légales applicables.

Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent, selon les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• droit d'accès
• droit de rectification
• droit à l'effacement
• droit à la limitation du traitement
• droit d'opposition
• droit à la portabilité
• droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci

Pour exercer vos droits : contact@samassistpro.com

SAM ASSIST PRO peut demander un justificatif d'identité lorsque cela est nécessaire afin de vérifier l'identité du demandeur.

Les demandes sont traitées dans les délais prévus par le RGPD.

Si vous estimez que vos droits relatifs à la protection de vos données personnelles ne sont pas respectés, vous pouvez contacter SAM ASSIST PRO en premier lieu.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

• CNIL
• 3 Place de Fontenoy
• TSA 80751
• 75334 Paris Cedex 07
• Site internet : www.cnil.fr

Le site internet de SAM ASSIST PRO peut utiliser des cookies et autres traceurs.

Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site.

Les cookies ou traceurs utilisés pour d'autres finalités peuvent être soumis au consentement préalable de l'utilisateur conformément à la réglementation applicable.

Lorsque le consentement est requis, l'utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser ses choix depuis le module de gestion des cookies présent sur le site.

L'utilisateur peut également modifier ses préférences ultérieurement.

Le site de SAM ASSIST PRO peut contenir des liens vers des sites ou services exploités par des tiers.

SAM ASSIST PRO n'est pas responsable des pratiques de protection des données appliquées par ces sites.

Nous invitons les utilisateurs à consulter les politiques de confidentialité propres à ces services.

SAM ASSIST PRO peut modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou de ses services.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de sa consultation.