Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente définissent les conditions dans lesquelles SAM ASSIST PRO fournit à ses clients professionnels des prestations de télésecrétariat médical externalisé et d'assistance administrative.

Les prestations peuvent notamment comprendre :

• réception et gestion des appels téléphoniques
• accueil téléphonique personnalisé
• prise, modification et annulation de rendez-vous
• transmission de messages
• gestion des demandes administratives liées aux appels
• suivi des demandes selon les consignes du client
• prestations complémentaires expressément prévues au devis ou au contrat

SAM ASSIST PRO intervient exclusivement dans le cadre de prestations de secrétariat et d'assistance administrative.

Elle n'exerce aucune activité médicale et ne se substitue en aucun cas au professionnel de santé.

Les prestations de SAM ASSIST PRO sont destinées aux professionnels et structures exerçant une activité professionnelle, notamment :

• médecins
• chirurgiens-dentistes
• sages-femmes
• professionnels paramédicaux
• cabinets médicaux et paramédicaux
• maisons et centres de santé
• autres structures professionnelles pouvant légalement recourir à des prestations de secrétariat externalisé

Le client déclare disposer de la capacité et des pouvoirs nécessaires pour souscrire aux prestations.

Toute prestation fait l'objet d'un devis, d'une proposition commerciale ou d'un contrat précisant notamment :

• la formule choisie
• les prestations incluses
• les horaires de permanence
• le volume de prestations incluses, lorsqu'un plafond est prévu
• le tarif applicable
• le tarif des prestations supplémentaires
• les modalités de facturation
• la date de début des prestations

La souscription devient définitive à compter de l'acceptation du devis ou de la signature du contrat.

L'acceptation du devis ou la signature du contrat vaut acceptation des présentes CGV.

Avant le démarrage des prestations, le client transmet à SAM ASSIST PRO les informations nécessaires à la mise en place du service.

Ces informations peuvent notamment comprendre :

• horaires du cabinet
• consignes d'accueil
• modalités de prise de rendez-vous
• règles relatives aux urgences
• coordonnées utiles
• informations nécessaires à la gestion de l'agenda
• consignes concernant la transmission des messages
• accès aux outils nécessaires à la réalisation de la mission

Le client s'engage à transmettre des informations exactes, complètes et régulièrement mises à jour.

Toute modification des consignes doit être communiquée à SAM ASSIST PRO dans un délai permettant sa prise en compte.

SAM ASSIST PRO réalise les prestations définies dans le devis ou le contrat accepté.

Les horaires de permanence sont ceux prévus dans l'offre souscrite.

Les prestations peuvent notamment inclure :

• accueil téléphonique
• identification du motif de l'appel
• prise de rendez-vous
• modification ou annulation de rendez-vous
• transmission de messages
• gestion des demandes selon les consignes du cabinet
• suivi administratif lié aux appels

SAM ASSIST PRO ne garantit pas un nombre déterminé d'appels ou de rendez-vous, sauf engagement expressément prévu dans le contrat.

Lorsque l'offre souscrite prévoit un nombre d'appels, de communications ou de prestations inclus dans l'abonnement, toute prestation dépassant le volume prévu est facturée selon le tarif indiqué dans le devis ou le contrat.

Le client est informé du fonctionnement de cette facturation lors de la souscription.

Les prestations supplémentaires sont facturées avec les prestations du mois concerné, sauf disposition contraire.

Le client s'engage à :

• fournir les informations nécessaires à l'exécution des prestations
• communiquer des consignes claires et à jour
• informer SAM ASSIST PRO de toute modification de son organisation
• fournir les accès nécessaires aux outils utilisés
• maintenir ses propres outils et logiciels accessibles et fonctionnels
• respecter ses obligations légales et professionnelles
• ne pas demander à SAM ASSIST PRO d'accomplir un acte médical ou une mission relevant d'une profession réglementée

Le client demeure responsable des informations et consignes qu'il transmet.

SAM ASSIST PRO ne réalise aucun diagnostic et ne donne aucun avis médical.

Les collaborateurs de SAM ASSIST PRO appliquent uniquement les procédures et consignes préalablement définies par le professionnel de santé.

Lorsque la situation nécessite une appréciation médicale, l'appel est orienté conformément aux instructions communiquées par le client.

Le professionnel de santé demeure seul responsable des décisions médicales concernant ses patients.

SAM ASSIST PRO s'engage à :

• réaliser les prestations conformément au contrat
• mettre en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires
• respecter les consignes communiquées par le client
• assurer la confidentialité des informations
• protéger les données qui lui sont confiées
• informer le client des difficultés importantes susceptibles d'affecter la prestation

SAM ASSIST PRO est tenue d'une obligation de moyens, sauf engagement spécifique expressément prévu au contrat.

Les tarifs applicables sont ceux indiqués dans le devis ou le contrat accepté par le client.

Selon l'offre souscrite, le prix peut comprendre :

• un abonnement mensuel
• un volume d'appels ou de prestations inclus
• des prestations supplémentaires
• des frais de mise en place lorsqu'ils sont prévus
• des prestations complémentaires expressément demandées par le client

Les tarifs applicables sont ceux acceptés lors de la souscription.

Toute modification tarifaire fera l'objet d'une information préalable du client.

Les prestations sont facturées selon la périodicité prévue au contrat.

Sauf disposition contraire, la facturation est effectuée à terme échu, après réalisation des prestations du mois concerné.

Aucun paiement d'avance n'est demandé au client dans le cadre du fonctionnement habituel du service.

Les prestations supplémentaires réalisées au cours du mois sont intégrées à la facture correspondante.

Le règlement est effectué selon le moyen de paiement prévu dans le contrat.

Mode de paiement : [Prélèvement SEPA / Virement bancaire / autre]

Lorsque le prélèvement SEPA est choisi, le client fournit le mandat nécessaire à sa mise en place.

Le paiement doit intervenir dans le délai indiqué sur la facture.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, l'application de pénalités de retard calculées au taux applicable conformément à la réglementation en vigueur.

Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due pour chaque facture payée en retard par un client professionnel.

Lorsque les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à cette indemnité, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.

En cas de retard persistant, SAM ASSIST PRO pourra suspendre les prestations après mise en demeure restée sans effet.

SAM ASSIST PRO s'engage à préserver la confidentialité des informations auxquelles elle a accès dans le cadre de ses prestations.

Cette obligation concerne notamment :

• les informations relatives au cabinet
• les informations relatives aux professionnels de santé
• les informations relatives aux patients
• les rendez-vous
• les messages
• les données administratives
• les données personnelles
• les données de santé

Les collaborateurs et prestataires autorisés sont soumis à une obligation de confidentialité.

Cette obligation demeure applicable après la fin du contrat.

Dans le cadre de son activité, SAM ASSIST PRO peut traiter des données personnelles pour le compte de ses clients.

Lorsque le client détermine les finalités et les moyens du traitement, il agit en qualité de responsable du traitement et SAM ASSIST PRO intervient en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

Les traitements sont encadrés par un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

SAM ASSIST PRO s'engage notamment à :

• traiter les données uniquement sur instruction du client
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées
• limiter les accès aux seules personnes habilitées
• informer le client en cas de violation de données dans les meilleurs délais
• respecter les règles relatives aux sous-traitants ultérieurs
• restituer ou supprimer les données à la fin du contrat selon les instructions du client, sous réserve des obligations légales

Dans le cadre du télésecrétariat médical, SAM ASSIST PRO peut être amenée à traiter des données de santé pour le compte de professionnels de santé.

Ces données sont utilisées uniquement pour les besoins de la mission confiée.

SAM ASSIST PRO ne peut utiliser les données des patients à des fins commerciales ou pour ses propres besoins.

L'accès aux données est limité aux personnes habilitées ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leur mission.

SAM ASSIST PRO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données qui lui sont confiées.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• gestion des habilitations
• accès individualisés
• mots de passe robustes
• authentification renforcée lorsque disponible
• sécurisation des postes de travail
• sécurisation des communications
• limitation des droits d'accès
• sensibilisation des collaborateurs
• procédures internes de sécurité

Certaines prestations peuvent nécessiter l'utilisation de logiciels, plateformes ou services techniques appartenant à des tiers.

SAM ASSIST PRO veille à sélectionner des prestataires présentant des garanties appropriées en matière de sécurité et de protection des données.

Les éventuels sous-traitants ultérieurs intervenant dans le traitement des données sont encadrés conformément aux exigences du RGPD et aux dispositions contractuelles applicables.

SAM ASSIST PRO met en œuvre les moyens nécessaires afin d'assurer la continuité des prestations.

Toutefois, sa responsabilité ne pourra être engagée en cas d'interruption résultant notamment :

• d'une panne des réseaux de télécommunication
• d'une panne d'un fournisseur technique
• d'une défaillance d'un logiciel tiers
• d'une panne des outils du client
• d'un incident informatique
• d'une cyberattaque
• d'un événement de force majeure

SAM ASSIST PRO met en œuvre les moyens raisonnables pour rétablir le service dans les meilleurs délais.

SAM ASSIST PRO ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant :

• d'informations erronées ou incomplètes fournies par le client
• de consignes contradictoires ou insuffisantes
• d'une indisponibilité des outils du client
• d'une défaillance d'un prestataire tiers indépendant
• d'un événement de force majeure

SAM ASSIST PRO ne fournit aucun acte médical, diagnostic ou conseil médical.

Le professionnel de santé demeure seul responsable des décisions médicales et de la prise en charge de ses patients.

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens du droit français.

La partie concernée informe l'autre partie dans les meilleurs délais.

Les parties se rapprochent afin de déterminer les conditions de poursuite du contrat lorsque l'empêchement se prolonge.

Le contrat prend effet à compter de la date indiquée dans le devis ou le contrat accepté par le client.

Il est conclu pour une durée indéterminée et se poursuit par tacite reconduction, sans qu'il soit nécessaire de signer un nouveau document.

Aucune durée minimale d'engagement n'est imposée au client.

Chaque partie peut mettre fin au contrat à tout moment, sous réserve du respect d'un préavis de trente (30) jours, par notification écrite à l'autre partie.

Pendant la période de préavis, les prestations continuent normalement et restent facturées conformément aux conditions contractuelles.

La résiliation peut être demandée par courrier ou par e-mail à l'adresse de contact de l'autre partie.

Le préavis de trente (30) jours commence à compter de la réception de la demande de résiliation.

En cas de manquement grave ou répété de l'une des parties à ses obligations contractuelles, l'autre partie pourra demander la régularisation du manquement.

À défaut de régularisation dans un délai raisonnable après mise en demeure, le contrat pourra être résilié conformément au droit applicable.

Les prestations réalisées jusqu'à la date effective de fin du contrat restent dues.

À la fin du contrat, SAM ASSIST PRO restitue ou supprime les données personnelles traitées pour le compte du client conformément aux instructions de celui-ci et aux dispositions de l'accord de sous-traitance RGPD.

Cette obligation s'applique sous réserve des données que SAM ASSIST PRO serait légalement tenue de conserver.

Les obligations de confidentialité demeurent applicables après la fin du contrat.

Toute réclamation relative aux prestations doit être adressée à :

contact@samassistpro.com

SAM ASSIST PRO s'engage à examiner les réclamations dans les meilleurs délais.

SAM ASSIST PRO peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales.

Les conditions applicables au client sont celles acceptées lors de la conclusion du contrat, sous réserve des modifications pouvant être valablement appliquées aux contrats en cours.

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

Les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable à tout différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution du contrat.

À défaut de résolution amiable, le litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément aux règles de droit commun applicables.

L'acceptation du devis, de la proposition commerciale ou la signature du contrat emporte acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant la conclusion du contrat.

SAM ASSIST PRO

E-mail : contact@samassistpro.com

Site internet : [Adresse du site]