Conditions Générales de Vente

Les présentes Conditions Générales de Vente définissent les conditions dans lesquelles SAM ASSIST PRO fournit à ses clients professionnels des prestations de télésecrétariat médical externalisé et d'assistance administrative.

Les prestations peuvent notamment comprendre :

• réception et gestion des appels téléphoniques
• accueil téléphonique personnalisé
• prise, modification et annulation de rendez-vous
• gestion d'agendas
• transmission de messages
• gestion des demandes administratives liées aux appels
• suivi des demandes selon les consignes du client
• prestations complémentaires expressément prévues au devis ou au contrat

SAM ASSIST PRO intervient exclusivement dans le cadre de prestations de secrétariat et d'assistance administrative.

SAM ASSIST PRO n'exerce aucune activité médicale et ne se substitue en aucun cas au professionnel de santé.

Les prestations de SAM ASSIST PRO sont destinées aux professionnels et structures exerçant une activité professionnelle, notamment :

• médecins
• chirurgiens-dentistes
• sages-femmes
• professionnels paramédicaux
• cabinets médicaux et paramédicaux
• maisons et centres de santé
• autres structures professionnelles pouvant légalement recourir à des prestations de secrétariat externalisé

Le client déclare disposer de la capacité et des pouvoirs nécessaires pour souscrire aux prestations.

Toute prestation fait l'objet d'un devis, d'une proposition commerciale ou d'un contrat précisant notamment :

• la formule choisie
• les prestations incluses
• les horaires de permanence
• le volume de prestations incluses, lorsqu'un plafond est prévu
• le tarif applicable
• le tarif des prestations supplémentaires
• les modalités de facturation
• la date de début des prestations

La souscription devient définitive à compter de l'acceptation du devis ou de la signature du contrat.

L'acceptation du devis ou la signature du contrat vaut acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Avant le démarrage des prestations, le client transmet à SAM ASSIST PRO les informations nécessaires à la mise en place du service.

Ces informations peuvent notamment comprendre :

• horaires du cabinet
• consignes d'accueil
• modalités de prise de rendez-vous
• règles relatives aux situations urgentes
• coordonnées utiles
• informations nécessaires à la gestion de l'agenda
• consignes concernant la transmission des messages
• accès aux outils nécessaires à la réalisation de la mission

Le client s'engage à transmettre des informations exactes, complètes et régulièrement mises à jour.

Toute modification des consignes doit être communiquée à SAM ASSIST PRO dans un délai permettant sa prise en compte.

SAM ASSIST PRO réalise les prestations définies dans le devis ou le contrat accepté.

Les horaires de permanence sont ceux prévus dans l'offre souscrite.

Les prestations peuvent notamment inclure :

• accueil téléphonique
• identification du motif de l'appel
• prise de rendez-vous
• modification ou annulation de rendez-vous
• transmission de messages
• gestion des demandes selon les consignes du cabinet
• suivi administratif lié aux appels

SAM ASSIST PRO ne garantit pas un nombre déterminé d'appels ou de rendez-vous, sauf engagement expressément prévu dans le contrat.

Lorsque l'offre souscrite prévoit un nombre d'appels, de communications ou de prestations inclus dans l'abonnement, toute prestation dépassant le volume prévu est facturée selon le tarif indiqué dans le devis ou le contrat.

Le client est informé du fonctionnement de cette facturation lors de la souscription.

Les prestations supplémentaires sont facturées avec les prestations du mois concerné, sauf disposition contraire prévue au contrat.

Le client s'engage à :

• fournir les informations nécessaires à l'exécution des prestations
• communiquer des consignes claires et à jour
• informer SAM ASSIST PRO de toute modification de son organisation
• fournir les accès nécessaires aux outils utilisés
• maintenir ses propres outils et logiciels accessibles et fonctionnels
• respecter ses obligations légales et professionnelles
• ne pas demander à SAM ASSIST PRO d'accomplir un acte médical ou une mission relevant d'une profession réglementée

Le client demeure responsable des informations et consignes qu'il transmet.

SAM ASSIST PRO ne réalise aucun diagnostic et ne donne aucun avis médical.

Les collaborateurs de SAM ASSIST PRO appliquent uniquement les procédures et consignes préalablement définies par le professionnel de santé.

Lorsque la situation nécessite une appréciation médicale, l'appel est orienté conformément aux instructions communiquées par le client.

Le professionnel de santé demeure seul responsable des décisions médicales concernant ses patients.

SAM ASSIST PRO s'engage à :

• réaliser les prestations conformément au contrat
• mettre en œuvre les moyens humains et techniques nécessaires
• respecter les consignes communiquées par le client
• assurer la confidentialité des informations auxquelles elle a accès
• mettre en œuvre les mesures nécessaires à la protection des données qui lui sont confiées
• informer le client des difficultés importantes susceptibles d'affecter la prestation

SAM ASSIST PRO est tenue d'une obligation de moyens, sauf engagement spécifique expressément prévu au contrat.

Les tarifs applicables sont ceux indiqués dans le devis ou le contrat accepté par le client.

Selon l'offre souscrite, le prix peut comprendre :

• un abonnement mensuel
• un volume d'appels ou de prestations inclus
• des prestations supplémentaires
• des frais de mise en place lorsqu'ils sont prévus
• des prestations complémentaires expressément demandées par le client

Les tarifs applicables sont ceux acceptés lors de la souscription.

Toute modification tarifaire fera l'objet d'une information préalable du client.

Les prestations de SAM ASSIST PRO sont facturées selon les tarifs et modalités prévus dans l'offre, le devis ou le contrat souscrit par le Client.

La facturation est établie sur la base des prestations effectivement réalisées au cours de la période concernée, notamment en fonction du nombre d'appels traités et, le cas échéant, des prestations complémentaires réalisées.

Le montant de la facture peut ainsi varier d'une période de facturation à l'autre en fonction du volume réel de prestations effectuées.

Les éventuelles prestations complémentaires sont facturées selon les tarifs applicables prévus dans l'offre, le devis ou le contrat.

Les factures sont émises et mises à disposition du Client par voie électronique, à l'adresse communiquée par celui-ci.

Sauf stipulation contraire prévue dans l'offre, le devis ou le contrat, la facturation est établie mensuellement.

Le règlement des prestations fournies par SAM ASSIST PRO s'effectue selon les modalités indiquées dans le devis, le contrat ou la facture.

Le règlement des sommes dues peut être effectué par :

• prélèvement SEPA, selon les modalités convenues entre SAM ASSIST PRO et le Client
• virement bancaire
• tout autre moyen de paiement expressément accepté par SAM ASSIST PRO

13.1. Prélèvement SEPA

Lorsque le prélèvement SEPA est retenu comme mode de règlement, le Client autorise SAM ASSIST PRO à prélever sur le compte bancaire désigné les sommes correspondant aux prestations effectivement réalisées et facturées.

Le montant prélevé peut varier d'un mois à l'autre, notamment en fonction du nombre d'appels traités et des éventuelles prestations ou frais supplémentaires prévus au contrat ou dans les conditions tarifaires applicables.

Le Client est informé du montant dû au moyen de la facture correspondante avant le prélèvement.

Le prélèvement est effectué conformément au mandat de prélèvement SEPA accepté par le Client et aux règles applicables au prélèvement SEPA.

Le Client s'engage à maintenir ses coordonnées bancaires à jour et à disposer d'une provision suffisante à la date du prélèvement.

En cas de rejet du prélèvement, le Client est tenu de régulariser les sommes dues dans les meilleurs délais, sans préjudice de l'application des dispositions prévues à l'article 14 des présentes CGV.

13.2. Virement bancaire

Lorsque le règlement par virement bancaire est accepté, les coordonnées bancaires de SAM ASSIST PRO ainsi que la date limite de règlement sont indiquées sur la facture ou communiquées au Client.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, l'application de pénalités de retard calculées au taux applicable conformément à la réglementation en vigueur.

Une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement est également due pour chaque facture payée en retard par un Client professionnel.

Lorsque les frais de recouvrement réellement engagés sont supérieurs à cette indemnité, une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justificatifs.

En cas de retard persistant, SAM ASSIST PRO pourra, après mise en demeure restée sans effet, suspendre temporairement l'exécution de ses prestations, sans préjudice de son droit de réclamer le paiement des sommes dues.

SAM ASSIST PRO s'engage à préserver la confidentialité des informations auxquelles elle a accès dans le cadre de ses prestations.

Cette obligation concerne notamment :

• les informations relatives au cabinet
• les informations relatives aux professionnels de santé
• les informations relatives aux patients
• les rendez-vous
• les messages
• les données administratives
• les données personnelles
• les données de santé

Les collaborateurs et prestataires autorisés intervenant pour SAM ASSIST PRO sont soumis à une obligation de confidentialité.

Cette obligation demeure applicable après la fin du contrat.

Dans le cadre de son activité, SAM ASSIST PRO peut traiter des données personnelles pour le compte de ses clients.

Lorsque le client détermine les finalités et les moyens du traitement, il agit en qualité de responsable du traitement et SAM ASSIST PRO intervient en qualité de sous-traitant au sens du RGPD.

Les traitements de données personnelles sont encadrés par les dispositions applicables du RGPD et, lorsque nécessaire, par un accord de sous-traitance conforme à l'article 28 du RGPD.

SAM ASSIST PRO s'engage notamment à :

• traiter les données uniquement sur instruction du client
• garantir la confidentialité des personnes autorisées à traiter les données
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées
• limiter les accès aux seules personnes habilitées
• informer le client dans les meilleurs délais en cas de violation de données personnelles
• encadrer les éventuels sous-traitants ultérieurs conformément aux exigences applicables
• restituer ou supprimer les données à la fin du contrat selon les instructions du client, sous réserve des obligations légales de conservation

Dans le cadre du télésecrétariat médical, SAM ASSIST PRO peut être amenée à traiter des données de santé pour le compte de professionnels de santé.

Ces données sont traitées uniquement pour les besoins de la mission confiée.

SAM ASSIST PRO n'utilise pas les données des patients à des fins commerciales ou pour ses propres besoins.

L'accès aux données est limité aux personnes habilitées ayant besoin d'y accéder dans le cadre de leur mission.

SAM ASSIST PRO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données qui lui sont confiées.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• gestion des habilitations
• accès individualisés
• mots de passe robustes
• authentification renforcée lorsque disponible
• sécurisation des postes de travail
• sécurisation des communications
• limitation des droits d'accès
• sensibilisation des collaborateurs
• procédures internes de sécurité

Certaines prestations peuvent nécessiter l'utilisation de logiciels, plateformes ou services techniques appartenant à des tiers.

SAM ASSIST PRO veille à sélectionner, dans la mesure du possible, des prestataires présentant des garanties appropriées en matière de sécurité et de protection des données.

Les éventuels sous-traitants ultérieurs intervenant dans le traitement des données sont encadrés conformément aux exigences du RGPD et aux dispositions contractuelles applicables.

SAM ASSIST PRO met en œuvre les moyens nécessaires afin d'assurer la continuité des prestations.

Toutefois, sa responsabilité ne pourra être engagée en cas d'interruption résultant notamment :

• d'une panne des réseaux de télécommunication
• d'une panne d'un fournisseur technique
• d'une défaillance d'un logiciel tiers
• d'une panne des outils du client
• d'un incident informatique
• d'une cyberattaque
• d'un événement de force majeure

SAM ASSIST PRO met en œuvre les moyens raisonnables pour rétablir le service dans les meilleurs délais.

SAM ASSIST PRO ne pourra être tenue responsable des conséquences résultant notamment :

• d'informations erronées ou incomplètes fournies par le client
• de consignes contradictoires ou insuffisantes
• d'une indisponibilité des outils du client
• d'une défaillance d'un prestataire tiers indépendant
• d'un événement de force majeure

SAM ASSIST PRO ne fournit aucun acte médical, diagnostic ou conseil médical.

Le professionnel de santé demeure seul responsable des décisions médicales et de la prise en charge de ses patients.

Aucune partie ne pourra être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens du droit français.

La partie concernée informe l'autre partie dans les meilleurs délais.

Les parties se rapprochent afin de déterminer les conditions de poursuite du contrat lorsque l'empêchement se prolonge.

Le contrat prend effet à compter de la date indiquée dans le devis ou le contrat accepté par le client.

Sauf disposition contraire expressément prévue au contrat, il est conclu pour une durée indéterminée.

Aucune durée minimale d'engagement n'est imposée au client, sauf stipulation contraire expressément prévue dans l'offre souscrite.

Chaque partie peut mettre fin au contrat à tout moment, sous réserve du respect d'un préavis de trente (30) jours, par notification écrite à l'autre partie.

Pendant la période de préavis, les prestations continuent normalement et restent facturées conformément aux conditions contractuelles.

La résiliation peut être demandée par courrier ou par e-mail.

En cas de manquement grave ou répété de l'une des parties à ses obligations contractuelles, l'autre partie pourra demander la régularisation du manquement.

À défaut de régularisation dans un délai raisonnable après mise en demeure, le contrat pourra être résilié conformément au droit applicable.

Les prestations réalisées jusqu'à la date effective de fin du contrat restent dues.

À la fin du contrat, SAM ASSIST PRO restitue ou supprime les données personnelles traitées pour le compte du client conformément aux instructions de celui-ci et aux dispositions applicables en matière de protection des données.

Cette obligation s'applique sous réserve des données que SAM ASSIST PRO serait légalement tenue de conserver.

Les obligations de confidentialité demeurent applicables après la fin du contrat.

Toute réclamation relative aux prestations doit être adressée à :

contact@samassistpro.com

SAM ASSIST PRO s'engage à examiner les réclamations dans les meilleurs délais.

SAM ASSIST PRO peut modifier les présentes CGV afin de tenir compte notamment des évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales.

Les CGV applicables sont celles acceptées par le client lors de la conclusion du contrat, sous réserve des modifications pouvant être valablement appliquées aux contrats en cours.

Les présentes CGV sont soumises au droit français.

Les parties s'efforceront de rechercher une solution amiable à tout différend relatif à l'interprétation ou à l'exécution du contrat.

À défaut de résolution amiable, le litige sera soumis aux juridictions compétentes conformément aux règles de droit commun applicables.

L'acceptation du devis, de la proposition commerciale ou la signature du contrat emporte acceptation pleine et entière des présentes Conditions Générales de Vente.

Le client reconnaît avoir pris connaissance des présentes CGV avant la conclusion du contrat.

SAM ASSIST PRO

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71 Boulevard Oddo, 13015 Marseille, France

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Site internet : www.samassistpro.com